Заметки о Windows и других программных продуктах Microsoft...

Защита ячейки в Excel от ввода некорректных данных

Защита ячейки в Excel от ввода некорректных данных

Файлы Microsoft Excel довольно часто используются для хранения данных, с которыми работает несколько различных пользователей. Иногда пользователи ошибаются и вводят некорректные данные, из за чего возникают проблемы различной степени сложности, в зависимости от важности данных. Однако подобной ситуации можно легко избежать.

Специально на такой случай в Excel есть возможность проверять корректность данных, записываемых в определенные ячейки. При вводе недопустимых данных Excel будет выдавать предупреждение или запрет на продолжение операции.

Для включения проверки надо выделить защищаемые ячейки, затем перейти на вкладку «Данные» и выбрать пункт «Проверка данных».

выделение защищаемых ячеек

 

В открывшемся окне на вкладке «Параметры» сначала выбираем тип данных, которые могут быть записаны в выбранные ячейки, а затем задаем ограничения для выбранного типа данных. Вариантов довольно много, например, в качестве ограничения можно указать определенный диапазон чисел, промежуток времени\даты, текст определенной длины или указать файл со списком допустимых значений. Также возможно задать формулу для вычисления допустимых значений на основании содержимого других ячеек.

выбор типа данных

 

В качестве примера укажем любое целое число не больше 100000.

выбор допустимых параметров

 

На вкладке «Сообщение об ошибке» выбираем действие, которое должно произойти при неверном вводе.  Выбрать можно один из трех вариантов:

• Останов — останавливает операцию, предотвращая ввод некорректных данных;
• Предупреждение — при вводе некорректных данных выдается предупреждение, но пользователю дается возможность продолжить операцию;
• Сообщение — пользователь уведомляется о том, что введенные данные недопустимы, однако ввод данных разрешен.

Также здесь можно добавить заголовок и текст сообщения, который увидит пользователь при вводе неправильного значения. Это должно помочь пользователю понять, что он делает не так.

выбор действия и текст вообщения

 

А вот так выглядит сообщение, выдаваемое при попытке ввода данных, не подходящих под заданное условие.

сообщение при вводе некорректных данных

 

В качестве дополнительной помощи на вкладке «Сообщение для ввода» есть возможность оставить подсказку.

добавление подсказки

 

Эта подсказка будет появляться рядом с ячейкой при ее выборе и оставаться на экране до тех пор, пока вы не перейдете к другой ячейке.

вывод подсказки при редактировании ячейки

 

И если уж так случилось, что пользователям все таки удалось ″накосячить″, есть возможность выделить неправильно введенные данные. Сделать это можно, выбрав в меню «Проверка данных» пункт «Обвести неверные данные».

выделение некорректных данных

 

Подобные несложные действия облегчат жизнь пользователям и помогут избежать многих проблем при совместной работе с данными в excel.

 
 
Комментарии

А как защитить ячейку от неправильного ввода данных, привязанных к другой ячейке? Например, если в столбце А введено 2, то ячейка в столбце В должна остаться пустой. а если в столбце А введено 1, то ячейка в столбце В может содержать значения 1 и 2.

Для проверки в зависимости от содержимого других ячеек можно можно указать формулу, например «значение в ячейке должно быть меньше суммы двух соседних ячеек». А реализовать более сложную логику скорее всего можно с помощью макросов.